Excel formülünü tarif ederek yazdırmak: sütunu anlat, formül gelsin

Excel formülü yazdırmak için formül bilmen gerekmez, tablonu anlatman gerekir. Hangi sütunda ne var, ne hesaplamak istiyorsun, boş hücre ve bulunamayan kayıt ne olacak. Bu üç cümle yazılınca formül, hücre adresi, küçük bir örnek tablo ve sık hatalarla birlikte gelir. Formülü alıp yapıştırırsın, örnek tabloyla sonucun doğru olup olmadığını görürsün.

İyi bir tarif nasıl yazılır?

İyi bir formül tarifi üç şeyi söyler: hangi sütunda ne var, ne hesaplanacak ve sınır durumlarında ne olacak. "A sütununda müşteri adı, B'de fatura tarihi, C'de tutar var. Vadesi otuz günü geçmiş faturaların toplamını istiyorum. Tarih boşsa o satır sayılmasın." Bu tarif, formülü doğrudan senin sayfana oturtur.

Kötü tarif ne istediğini söyler, neye sahip olduğunu söylemez. "Vadesi geçenleri toplayan formül lazım." Bu tarifle gelen formül genel bir örnektir, senin sütunlarına uymaz ve sen onu uyarlamak zorunda kalırsın. Sütun harflerini yazmak, tarifin en değerli parçasıdır.

Sınır durumları neden önemli?

Formüllerin çoğu normal satırlarda değil, sıra dışı satırlarda kırılır: boş hücre, sıfır, bulunamayan kayıt, yazı olarak girilmiş sayı. Tarifte bunlara ne olacağını söylemek, formülün yarısını belirler. Boş hücre sıfır mı sayılsın, atlansın mı? Aranan kayıt bulunamazsa hücrede ne görünsün, boşluk mu, "yok" mu, sıfır mı?

Bir de büyüme sorusu var. "Yüzüncü satıra kadar" diyorsan formül belirli bir aralığa yazılır. "Tablo büyüyecek" diyorsan tam sütun kullanılır ve yeni satırlar kendiliğinden hesaba girer. Bunu söylemezsen formül bugün çalışır, gelecek ay yeni satırları görmez.

Formül nasıl alınır?

Tarifini Excel formül aracına yazarsın, Türkçe ya da İngilizce Excel kullandığını seçersin ve başlatırsın. Çıktı tek sayfada gelir: formül, hangi hücreye yazılacağı, küçük bir örnek tablo, adım adım açıklama ve sık hatalar. Örnek tablodaki sütun harfleri ve satır numaraları gerçek koordinatlardır, kendi sayfanla birebir eşleştirebilirsin.

Araç burada: Excel formül uzmanı. İki kademe var. Çırak çalışan formülü ve açıklamasını verir, günlük işlerin çoğu için yeterlidir. Usta alternatif yazımları tartar, büyük veride hangisinin daha hızlı olduğunu söyler ve hata yönetimini formüle dahil eder. Karmaşık aramalar ve büyük tablolar için Usta'yı seç.

Türkçe Excel'de formül neden farklı?

Türkçe Excel'de iki şey birden değişir: işlev adları ve argüman ayracı. İngilizce SUMIFS, Türkçe'de ÇOKETOPLA olur. İngilizce formül argümanları virgülle ayırır, Türkçe formül noktalı virgülle. Bu yüzden internetten kopyalanan bir formül Türkçe Excel'de çoğu zaman hata verir. Formül yanlış değildir, dili yanlıştır.

Araç iki hâli de gösterir ve seçtiğin öne geçer. Bir ayrıntı daha: Google Sheets, Türkçe arayüzde bile İngilizce işlev adı ve virgül kullanır. Hangi programda çalıştığını tarifinde söyle, formül ona göre gelsin.

Formül hata verirse ne yapmalı?

Formül hata verdiğinde önce hatanın türüne bak. Ad tanınmıyorsa dil yanlıştır, Türkçe İngilizce seçimini kontrol et. Değer hatası çoğu zaman yazı olarak girilmiş bir sayıdan gelir, hücreyi sayıya çevir. Bulunamadı hatası, aranan kaydın öbür tabloda birebir aynı yazılmamasından gelir, boşluk ve büyük küçük harf farkına bak.

Çıktının sık hatalar bölümü tam bu anlar içindir. Orada formülün hangi durumda ne hata vereceği ve nasıl düzeltileceği yazar. Hata yine sürüyorsa tarifini genişlet: hatayı veren satırdaki gerçek değerleri yaz ve yeniden sor. Sorun çoğu zaman formülde değil, veride çıkar.

Sıradaki adım

Bugün elle yaptığın bir hesabı seç: KDV'li toplam, stok düşümü, vade kontrolü. Sütunlarını harfiyle yaz, ne istediğini tek cümleyle söyle, sınır durumlarını ekle. Gelen formülü örnek tablosuyla karşılaştır, sonra kendi sayfana yapıştır. İş belgeleriyle çalışırken aynı tarif mantığı uzun belgeye soru sormak yazısında da geçerli.